Modificado el domingo, 7 de abril a las 2:27 a.m.
La integración con Google Sheets permite un intercambio de datos sin interrupciones: enviar datos, obtener datos, obtener una fila aleatoria y generar galerías dinámicas desde Google Sheets.
Conectarse a Google Sheets
Paso 1: Ve a Menú > Ajustes
Paso 2: Ve a Ajustes y selecciona Integraciones en el menú superior.
Paso 3: Busca el campo de Integración con Google Sheets y haz clic en el botón Conectar.
Paso 4: Desde aquí, necesitas elegir la cuenta asociada con el Google Sheet.
Paso 5: Una vez que hayas conectado tu Google Sheet, obtendrás la ventana de integración como se muestra en la imagen a continuación.
Nota: Puedes desconectar Google Sheets del Topchat.bot en cualquier momento presionando el botón.
Integración de Google Sheets en Acción
Ahora, aprenderás cómo usar la integración con Google Sheets.
Cómo encontrar las acciones de Google Sheets
Para poder usar la integración con Google Sheets, necesitas usarla en un flujo.
Desde tu menú, ve a Flujos. Una vez que llegues a la vista general de flujos, presiona el botón en la parte superior derecha Agregar Flujo.
Cuando llegues al editor de flujos, puedes presionar el bloque de mensaje con el que comienzas y seleccionar Acción > Google Sheets. Echa un vistazo a continuación para ver cómo encontrar la integración con Google Sheets.
¿Qué tipo de acciones tiene la integración con Google Sheets?
Hay varias opciones para elegir cuando se selecciona la integración con Google Sheets. Todo depende de tus necesidades. A continuación, se muestran las opciones que actualmente soportamos:
- Enviar datos a Google Sheets
- Obtener fila (Valor) de Google Sheets
- Actualizar fila en Google Sheets
- Limpiar fila (Valor) en Google Sheets
- Obtener fila aleatoria en Google Sheets
- Crear galería dinámica con Google Sheets
Configurar tu Google Sheet
Antes de usar cualquiera de las acciones mencionadas, necesitas crear un Google Sheet con información preestablecida.
Supongamos que deseas recopilar datos de suscriptores, como nombre, correo electrónico y número de teléfono, y luego exportarlos a un Google Sheet. En ese caso, necesitamos configurar algunos encabezados dentro del Google Sheet para organizar y exportar los datos.
- Crea un Google Sheet llamado "Datos de Suscriptores".
- Luego, crea los encabezados para cada columna. Usaremos Nombre Completo, ID de Usuario, Correo Electrónico y Número de Teléfono. Se requerirá que crees Campos Personalizados para almacenar los datos que necesitas enviar/obtener de Google Sheets.
Ahora que hemos preparado el Google Sheet, es momento de exportar los datos a esta hoja desde nuestro bot.
**IMPORTANTE**
Siempre que conectes tu Google Sheet con Topchat.bot, debes tener en cuenta que cada vez que cambies el nombre de la hoja de cálculo o del libro de trabajo, necesitarás rehacer esa acción de Google Sheet.
La integración está configurada para operar con el nombre de la hoja en lugar de su ID.
Cualquier cambio en esto puede resultar en que la integración deje de funcionar.
Así que si cambias el nombre de la hoja o del libro de trabajo, recuerda que deberás rehacer la acción de Google Sheet dentro de tu creador de flujos.
Enviar Datos a Google Sheets
Una vez que hayas recopilado toda la información, podemos usar la acción de Google Sheets Enviar Datos.
Elige la acción (Enviar datos a Google Sheets) y selecciona el nombre de la hoja de cálculo a la que deseas exportar los datos. El siguiente paso es seleccionar la hoja de trabajo.
Ahora, empareja los datos del bot de Topchat.bot que recopilaste con los títulos de las columnas de Google. Puedes seleccionar cualquiera de los campos personalizados, datos de suscriptores o datos del bot. Todo está disponible para que lo exportes.
Una vez que el suscriptor haya pasado por tu flujo y hayas utilizado la acción de Google Sheets Enviar Datos al final de ese flujo, todos los datos deberían haberse exportado de manera ordenada, como se muestra a continuación.
¿Fácil y sencillo, verdad?
Obtener Fila (Valor)
En lugar de exportar datos a un Google Sheet, también podemos hacerlo al revés: obtener datos de un Google Sheet y mostrar esa información en el bot para que el suscriptor la vea.
Supongamos que tu cliente tiene un food truck y cambia de ubicación varias veces a la semana. Quiere poder proporcionar su ubicación actual a los clientes cuando le pregunten. En lugar de actualizar el bot cada vez, simplemente puedes dejar que tu cliente actualice su Google Sheet.
Cada vez que cambie de ubicación, solo necesita actualizar su Google Sheet y el bot obtendrá la ubicación más reciente.
Para poder hacer esto, debes crear dos campos de bot. Un campo de bot se usa como valor de búsqueda dentro de la hoja, mientras que el otro almacenará la ubicación del food truck. En este caso, crearemos:
- Ubicación Actual
- Dirección Actual
El campo de bot Ubicación Actual deberá tener el valor que sea igual al de la columna con el mismo nombre en tu Google Sheet. Así que, en este caso, le damos el valor igual al campo de bot "Ubicación Actual".
Una vez que hayas creado esto, crea tu Google Sheet con los mismos títulos y llena la información. Debería verse así:
Luego, todo lo que necesitas hacer dentro de tu creador de flujos es ir a Google Sheets > Obtener Fila > Seleccionar hoja > Seleccionar hoja de trabajo > Seleccionar columna de búsqueda > Mapear datos de la hoja al bot.
La columna de búsqueda será la ubicación actual, ya que este valor permanece constante. Entonces, seleccionas esa columna y configuras la búsqueda para que sea "igual a". Aquí insertas tu campo de bot Ubicación Actual.
Como en el ejemplo a continuación:
Ahora, tu cliente tiene la ubicación más reciente de su food truck dentro del bot sin tener que tocarlo. ¡La solución perfecta!
Obtener Fila Aleatoria
Similar a obtener datos de una fila, también podemos obtener una fila aleatoria en su lugar. Esto es excelente para generar combinaciones dinámicas.
Un ejemplo podría ser al crear un bot para proporcionar nombres de gatos y perros para mascotas.
Tendremos un Google Sheet con 3 columnas:
- Valor de Búsqueda
- Nombres de Gatos
- Nombres de Perros
Que se vería así:
Para que esto funcione, pediremos a un suscriptor que elija si le gustaría escuchar un nombre de perro o de gato. Usaremos un bloque de entrada de usuario para esto, de modo que podamos almacenar el valor en un campo personalizado. Esto nos permitirá elegir un nombre aleatorio de la columna de perros o de la de gatos.
El siguiente paso es determinar el valor de búsqueda. Para esto, utilizaremos la columna Valor de Búsqueda. Como queremos generar una respuesta/valor aleatorio, ahora necesitaremos darle un rango para buscar en la hoja.
Eso se verá algo así:
Desde aquí, la respuesta se guarda en el campo personalizado del suscriptor y puedes mostrarla directamente dentro de la conversación.
Actualizar Fila en Google Sheets
Otra excelente acción con la integración de Google Sheets es la capacidad de actualizar una fila si ya tienes valores almacenados. Supongamos que quieres proporcionar una lista de suscriptores para tu cliente como una forma fácil de tener una buena visión general de sus suscriptores.
Para los nuevos suscriptores, habrías exportado algunos datos como Nombre e ID de Usuario.
Ahora, cuando se inscriben en un imán de leads o en un programa de fidelidad, podrías querer capturar también su correo electrónico y/o número de teléfono. En lugar de crear una nueva fila con esta información, simplemente puedes actualizar la fila existente que tienes para ese suscriptor.
Así que, echemos un vistazo a los datos de suscriptores con información básica.
Como puedes ver, en este momento sólo tenemos su Nombre e ID de Usuario. El ID de Usuario es crucial porque nos ayuda a encontrar y actualizar los datos del suscriptor. Esta columna permanece igual porque cada ID de Usuario es único para cada suscriptor.
Entonces, después de haber capturado los datos adicionales del suscriptor, como el número de teléfono y el correo electrónico, podemos seleccionar la acción de Google Sheets Actualizar Fila.
De esta manera, siempre tendrás tu Google Sheet actualizado con la información más reciente recopilada por tu bot.
Rellenará o actualizará la información que no estaba allí antes.
Limpiar Fila en Google Sheets
Similar a actualizar una fila, el proceso de limpiar una fila en Google Sheets sigue un camino similar. Esto puede ser útil, por ejemplo, cuando quieres eliminar suscriptores que se han dado de baja de tu bot.
Elige la acción Google Sheets > Limpiar Fila. Se aplica el mismo principio. Seleccionas tu hoja de cálculo y tu hoja de trabajo. Luego, elige tu Columna de Búsqueda. En este caso, como se mencionó antes, será el ID de Usuario, ya que este permanece constante.
Crear Galerías Dinámicas
Esta función ha sido actualizada y simplificada, ofreciendo incluso características mucho más poderosas. Puedes encontrar la documentación sobre galerías dinámicas en el documento llamado "Creación de una galería dinámica desde cualquier Google Sheet".
Conclusión
La integración de Topchat.bot con Google Sheets ofrece un amplio soporte para automatizar la importación y exportación de tus datos con Google Sheets. Ofreciendo flexibilidad, continúa evolucionando con actualizaciones regulares de funciones. En caso de que haya nuevas incorporaciones, esta documentación se actualizará de inmediato, asegurando que comprendas las nuevas características sin esfuerzo para una implementación sin problemas.